Home Office con la Nube de Google Drive

Autor: Pablo Polanco
Tiempo de Lectura: 5 minutos

 

“La crisis es necesaria para que la humanidad avance. Solo en momento de crisis surgen las grandes mentes”. Albert Einstein.

 

Hola, mi nombre es Pablo  José Polanco, joven de 30 años, apasionado en el ámbito profesional por la administración, marketing, tecnología, los seguros y la educación, he culminado mi Licenciatura en Administración de Seguros, tengo estudios de Marketing   y actualmente estoy estudiando una Maestría en Innovación Educativa, me gustan mucho leer, viajar, bailar y compartir con las personas.

Actualmente llevo laborando 11 años para una de las Compañías  más grandes de Seguros en Guatemala, con mucha experiencia y antigüedad en el país. Actualmente mi puesto de trabajo es Ejecutivo Comercial en donde mis principales funciones son crear relaciones comerciales con los Corredores de Seguros del país  para que ellos puedan comercializar los productos de la Compañía de Seguros en la que laboro. Parte de esta relación comercial con ellos implica la creación de material informativo y educativo de los productos que maneja mi área de especialidad,  algo sumamente importante es  brindar capacitaciones constantes al personal de los Corredores de Seguros sobre los productos que manejo y su funcionamiento.

La Compañía de Seguros que laboro pertenece a una Corporación Financiera con más de 20 empresas y  12,000 colaboradores lo que hace que cualquier cambio por muy pequeño que sea lleve un proceso bastante complejo y largo para realizarse, es por ello  y dado las exigencias de las tecnología y de la 4ta revolución industrial que podemos decir que es la  digital que enfrenta el mundo, hace un par de años se creó una Unidad Corporativa de Transformación Digital, en donde todos los procesos que involucren papel y proceso manuales, estos poco a poco vayan desapareciendo así estos se estén transformando a un proceso digitalizado.

No cabe duda que la Pandemiade Covid-19 vino a cambiar el ritmo de vida a la mayoría de toda la humanidad, y fuertemente a la vida de la sociedad guatemalteca, las empresas en Guatemala no quedaron exentas a esto, a pesar que la Compañía de Seguros donde trabajo ya tenía varios proyectos en ejecución y elaboración para poder llegar una transformación digital en todos sus procesos no estábamos listos ni preparados totalmente cuando esta pandemia nos atrapó.

Cuando ya la crisis de la pandemia nos afectó fuertemente  y se tuvieron que tomar medidas drástica de movilidad y de cerrar ciertos sectores en el país al  no estar 100% preparados digitalmente para afrontar esta crisis, surgieron alternativas emergentes para poder lidiar y sobre todo continuar con las operaciones de la Compañía, ya que este sector empresarial no puede parar en lo absoluto por su importancia en la sociedad a nivel financiero.

En lo que concierne a mí puesto laboral los principales retos que tuvieron que cambiar con las Tics, de forma emerge fueron:

• La presencia física obligatoria  en la oficina y en las oficinas de los corredores de seguros.
• El uso excesivo de papelería física.
• La capacitación de forma presencial y al igual que la comunicación.

Como lo indica la frase inicial de este artículo la crisis hizo que surgieran grandes ideas y pensamientos los cuales han ayudado a que mejore el trabajo y viendo en mi puesto laboral los tres retos principales se llegó a solventar de forma inmediata con:

• El Home Office al 100%
• La digitalización de las pólizas y la papelería al 100%.
• La utilización de herramientas de videoconferencias.

Lo que yo quiero hacer énfasis en esta publicación y realmente debo resaltar es la herramienta de Google que al final vino a facilitar mi trabajo y es una herramienta de la Nube de Google Drive.

 

La Nube de Google Drive, es una herramienta que permite crear, compartir y almacenar documentos electrónicos de distinto tipo, así mismo permite trabajar de forma colaborativa como también permite trabajar varias personas un mismo documentos.

Otras de las grandes ventajas además de que se varias personas pueden trabajar al mismo tiempo y se tienen los cambios en tiempo real, es la facilidad de la información y de los archivos en cualquier momento y así poderlos compartir.

En mi área que somos 10 personas manejamos muchos archivos lo cual permitió que tuviéramos todos estos archivos ordenados para disponer de ellos de forma inmediata. La entrega de pólizas, carnes, facturas,  y otros documentos importantes que dejaron de ser físicos y se digitalizaron también forman parte de esta nube para que estos puedan compartirse a los clientes de forma inmediata a través de un correo electrónico o de WhatsApp.

Otras de las grandes ventajas que encontramos en la Nube de Google Drive fue el poder unificar reportes de controles para solo manejar uno el cual es funcional para todo el área y al momento de modificarlo queda la modificación de forma inmediata y cualquier que lo necesite consultar tiene la información actualizada.

A continuación comparto unas imágenes de la nube organizada que se realizó como equipo de trabajo, la visualización es desde el celular lo cual hace que se tenga siempre a la mano la información para poder ser rápidos y eficientes.

Como vimos en las imágenes anteriores es una muestra de la organización de toda la papelería y documentos que manejamos como área de trabajo, también se encuentra almacenada los documentos nuevos creados que nos facilitaron el trabajo como reporte y nuevas presentaciones para capacitar.

Las posibilidades que se le puede dar a la Nube de Google Drive y sus funciones son muchísimas ayudándonos en todas nuestras áreas de la vida como el trabajo, la educación, el ocio y entretenimiento, y nuestra vida personal.

 No quiero terminar de escribir este artículo sin hacer mención las otras herramientas que posiblemente les hable a profundidad más adelante que nos están ayudando a poder realizar de la mejor manera nuestras labores en Home Office y entre ellas tenemos:

• iLovePDF: para unificar, separar, convertir y comprimir archivos pdf.
• SmartSheets: para poder cargar expedientes y trasladarlos entre áreas internas.
• WhatsApp: con la creación y facilidad de grupos nos ha servido para comunicarnos como equipo de trabajo.
• Microsoft Teams y GoogleMeat: para poder reunirnos y comunicarnos en reuniones virtuales.

Siempre la crisis despertará la mejor creatividad que tenemos y lo que les he contado anteriormente ha sido resultado de ambas CRISIS Y CREATIVIDAD, esto ha permitido utilizar las Tics a nuestro favor y así poder avanzar para ser más eficientes en nuestras labores.